Poradnik biznesowy: kto odpowiada za niszczenie dokumentów?

niszczenie dokumentow

W każdej firmie są dokumenty, które zawierają dane osobowe. Dokumenty rekrutacyjne czy akta osobowe pracowników zawierają dane, które są prawnie chronione. Przez biurka pracowników przewijają się także raporty finansowe i faktury czy plany sprzedażowe. Tego typu dokumenty muszą być odpowiednio przechowywane i niszczone. Jak musi wyglądać niszczenie dokumentów z zachowaniem wszystkich obowiązujących procedur?

Jak wygląda niszczenie dokumentów?

Dokumenty rekrutacyjne, które nie będą wykorzystywane w kolejnej rekrutacji należy zniszczyć niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru. Niszczenie dokumentów musi być nieodwołalne, co oznacza, że nie wolno nam dokumentu podrzeć, gdyż istnieje wtedy obawa, ze ktoś mógłby go skleić i w ten sposób zyskać dostęp do poufnych danych kandydatów. Musimy zakupić profesjonalny sprzęt do niszczenia. W każdym biurze powinna znajdować się niszczarka. Da nam to pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych kandydatów. Należy pamiętać również o usuwaniu dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną.

niszczenie-dokumentow-rhenus
Niszczenie dokumentów – Rhenus Data (źródło: http://www.rhenus-data.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow.html)

Przepisy wewnętrzne dotyczące niszczenia dokumentów

W każdej firmie musi znajdować się dokument dotyczący archiwizowania i niszczenia dokumentów, zwłaszcza takich, które zawierają dane osobowe. W związku z tym, iż ustawa zobowiązuje pracodawcę do ochrony danych osobowych, musi on dbać o przestrzeganie przepisów. Najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie obowiązków jednemu z pracowników, który przewodzi zespołowi do spraw archiwizacji i niszczenia dokumentów. Osoba zajmująca takie stanowisko musi dobrze znać przepisy prawa dotyczące tej kwestii. Spoczywa na niej duża odpowiedzialność, gdyż niewłaściwe i niezgodne z prawem przechowywanie tego typu dokumentów jest zagrożone karą. Należy pamiętać również o konieczności przeprowadzania stosownych szkoleń, gdyż wszyscy pracownicy muszą znać i stosować przepisu ustawy o ochronie danych osobowych.

Niszczenie dokumentów. Wybieramy niszczarkę?

Na rynku znajdziemy wiele modeli niszczarek, a chcąc wybrać właściwą, musimy sprawdzić, dla kogo jest dedykowana. Inną niszczarkę będzie potrzebować właściciel jednoosobowej firmy, a zupełnie inna znajdzie zastosowanie w biurze księgowej wielkiej korporacji. Dobór niszczarki zależy także od stopnia tajności dokumentów, które za jej pomocą mają być zniszczone. Możemy kupić urządzenie, które tnie w paski (strip cut) lub w ścinki (cross out). W ścinki tniemy dokumenty bardzo tajne. Sprawdźmy także, jak sprzęt radzi sobie z niszczeniem dokumentów i ile arkuszy tnie za jednym razem. Jeśli mamy małą firmę, kupmy taką, w której zniszczymy jednocześnie pięć dokumentów. Niektóre z niszczarek mogą również ciąć zszywki i spinacze biurowe, a nawet płyty CD/DVD, karty magnetyczne i komputerowe dyskietki.

Właściwe dbania o sposób przechowywania dokumentów oraz ich niszczenie to obowiązek, który spoczywa na właścicielu firmy. Musi on czuwać nad tym, by wszystko działało zgodnie z literą prawa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *