Jak nie dopuścić do wycieku informacji

informacje w firmie

Zabezpieczanie danych to obowiązek każdego właściciela firmy. Szczególną ochroną objęte są dane osobowe oraz informacje związane z niektórymi aspektami prowadzonej działalności. Jak wiadomo konkurencja nie śpi, dlatego zawsze trzeba dbać o to, aby ważne informacje nie dotarły się w niepowołane miejsce. Jak nie dopuścić do takiej sytuacji?

Jakie dane podlegają ochronie?

Szczególnej ochronie podlegają przede wszystkim dane osobowe klientów i kontrahentów. Przedsiębiorca jest prawnie zobowiązany do przestrzegania przepisów zawartych w ustawie o ochronie danych osobowych. Jakie informacje zalicza się do danych osobowych? Zgodnie ze wspomnianą ustawą są to wszelkie dokumenty, na podstawie których można daną osobę zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio. Dotyczy to tzw. danych wrażliwych, czyli na temat:

– pochodzenia etnicznego lub rasowego,

– przynależności wyznaniowej.

– stanu zdrowia,

– nałogów,

– poglądów politycznych itp.

Dane osobowe to także imię, nazwisko, adres, PESEL czy numer telefonu. W niektórych przypadkach do takich danych zalicza się także adres IP komputera oraz adres mailowy. Zgodnie z prawem wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować daną osobą są objęte ochroną. Dotyczy to także dokumentów firmowych, takich jak chociażby listy płac, umowy o współpracy, strategie finansowe itp.

Jak zabezpieczyć dane przed nieuprawnionym dostępem?

Jednym z najprostszych sposobów zapobiegania wycieku informacji jest stosowanie zasady czystego ekranu i czystego biura. Oznacza to, że po zakończonej pracy lub w przypadku konieczności odejścia od stanowiska pracy na dłuższą chwilę, należy zawsze schować dokumenty do zamykanych szaf, a otwarte do edycji zamknąć i zapisać w folderze zabezpieczonym hasłem. Nieco wygodniejszym i równie skutecznym rozwiązaniem jest stosowanie wygaszacza ekranu zabezpieczonego hasłem.

Oczywiście to nie wszystko, ponieważ równie istotne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów. Przede wszystkim muszą one być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem oraz utratą. W przepisach nie ma nakazu stosowania metalowych, zamykanych na klucz szaf, ale jest to dobre, sprawdzone rozwiązanie. Ponadto do pomieszczeń, w których znajdują się ważne dane powinny wchodzić wyłącznie osoby upoważnione. Drzwi do takiego pomieszczenia powinny być zamykane na klucz. Innym sposobem jest stosowanie zamków na szyfr, kart zbliżeniowych czy systemów alarmowych.

Ważne dla firmy informacje należy chronić zawsze. Wystarczy zastosować wspomniane środki ochrony, aby dokumentacja była zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. W przypadku danych, które znajdują się na dyskach twardych lub innych nośnikach pamięci, warto zatrudnić też firmę, która specjalizuje się  w archiwizacji dokumentów i akt. Co ważne, zawsze trzeba sporządzać kopię dokumentów i umieszczać ją na innym nośniku niż oryginał. Dzięki temu w razie potrzeby zawsze można odtworzyć dany dokument. Warto pamiętać, że nie ma urządzeń bezawaryjnych, dlatego często stosowanym rozwiązaniem jest umieszczanie dokumentacji w wirtualnej, dobrze zabezpieczonej chmurze.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *