Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

archiwizacja dokumentów

Przechowywanie dokumentów budzi wiele emocji związanych z okresem ich ważności, a także informacjami w nich zawartych. Największą wagę do bezpiecznego przechowywania dokumentów przykładają pracownicy różnego rodzaju firm. I warto z nich brać przykład również w domu, gdyż często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak mogą być wykorzystanie nieodpowiednio zabezpieczone dokumenty.

Jakie są odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów?

W zakładach pracy dokumenty przechowywane są zazwyczaj w specjalistycznych pomieszczeniach, które pozwalają na zachowanie odpowiednich dla dokumentów warunków. Warto pamiętać, że miejsce, w którym przechowujemy dokumenty powinno mieć odpowiednią wilgotność, temperaturę, a także chronić dokumenty przed nadmierną ekspozycją na światło, gdyż w przeciwnym wypadku dokumenty takie jak faktury czy rachunki mogą wyblaknąć i do niczego się nie nadawać. W celu zabezpieczenia ich treści warto je skopiować – skserować lub zeskanować, gdyż papier, na jakim są drukowane powoduje szybkie zanikanie tuszu. Jest to szczególnie istotne w przypadku paragonów, na bazie których można dokonać reklamacji, gdy dane wyblakną nie będziemy mogli udowodnić zakupu.

Dodatkowo dokumenty warto przechowywać w specjalnych teczkach wykonanych z papieru bezkwasowego, który o wiele lepiej zabezpiecza dokumenty niż tradycyjny karton. Tego rodzaju teczki i kartony używane są w profesjonalnych firmach przechowujących dokumenty oraz w archiwach.

Jak zachować porządek w dokumentach?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów to także utrzymanie w nich porządku. Warto pogrupować dokumenty na te związane z wydatkami, a także nasze prywatne takie jak akty urodzenia czy dyplomy ukończenia szkół, kursów itp., a także dotyczące zakupów. Szczególnie ważne jest utrzymanie w dobrym stanie dokumentów prywatnych i związanych z dużymi zakupami oraz kredytami. Każda z tych grup dokumentów powinna znaleźć się w osobnej teczce dobrze opisanej. Dokumenty powinny być ułożone w nich chronologicznie, co później znacznie ułatwi odnalezienie konkretnej rzeczy.

Gdzie przechowywać dokumenty?

Z reguły dokumenty domowe przechowujemy w barkach lub szafkach, niekiedy zamykanych na kluczyk. Takie rozwiązanie sprawdza się w domu i tylko w przypadku mniej ważnych dokumentów. Jeżeli posiadamy cenne dla nas dokumenty to warto zastanowić się nad zakupem niewielkiego sejfu. Są też ciekawe rozwiązania zewnętrzne pozwalające nam na przechowywanie dokumentów. Można wynająć np. skrytkę bankową lub przechowanie dokumentów notariuszowi. Coraz więcej firm specjalizujących się w przechowywaniu akt i dokumentów firmowych przygotowuje też ofertę dla klientów indywidualnych. Przy ostatecznym wyborze miejsca, gdzie będą przechowywane dokumenty należy wziąć pod uwagę ważność dokumentów oraz nasze możliwości finansowe – to czy będzie nas stać np. na płacenie abonamentu dla firmy przechowującej akta.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *